1. Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de VeiligNotuleren Widget, een product van VeiligNotuleren (Brthrs Agency). Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw privacy en persoonlijke gegevens. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze gebruiken en welke rechten u heeft.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

VeiligNotuleren (Brthrs Agency)
Arthur van Schendelstraat 221, 3511MC Utrecht, Nederland
KvK: 9899 113
E-mail: info@veilignotuleren.nl
Telefoon: +31 30 890 34 00

3. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Naam en e-mailadres (bij registratie en accountbeheer)
• Wachtwoord (opgeslagen als versleutelde hash, nooit in platte tekst)
• Organisatie- en praktijkgegevens
• Activiteitenlogboek: uitgevoerde acties, IP-adres, user-agent en sessie-ID

Wat wij niet opslaan

Audio-opnames en transcripten worden uitsluitend in het werkgeheugen verwerkt voor het genereren van samenvattingen en worden niet opgeslagen op onze servers. Na het afsluiten van de sessie worden deze gegevens verwijderd.

4. Doel en grondslag van gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van de widget-dienst, waaronder audio-transcriptie en samenvatting ten behoeve van uw EPD
• Gerechtvaardigd belang: het verbeteren van onze dienstverlening, beveiliging en het verlenen van technische ondersteuning
• Wettelijke verplichting: het voldoen aan wettelijke bewaarplichten en beveiligingseisen

5. Ontvangers en derde partijen

Wij delen uw gegevens met de volgende partijen, uitsluitend onder strikte verwerkersovereenkomsten:

• GreenPT: voor AI-gestuurde transcriptie en analyse van audio-opnames
• Mailgun: voor het verzenden van uitnodigings- en wachtwoord-reset e-mails

Wij delen geen persoonsgegevens met andere derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

6. Gegevensverwerking binnen de EU

Alle data wordt binnen de EU verwerkt. De AI-verwerking gebeurt conform de AVG/GDPR-richtlijnen. Mocht er sprake zijn van doorgifte buiten de EER, dan wordt dit uitsluitend gedaan op basis van passende waarborgen conform artikel 46 AVG.

7. Beveiliging

• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen met bcrypt-hashing
• Sessies gebruiken HttpOnly, Secure cookies met SameSite-bescherming
• TLS-encryptie voor alle gegevensoverdracht
• Rate limiting ter bescherming tegen brute-force aanvallen
• Rolgebaseerde toegangscontrole (gebruiker, moderator, beheerder)

8. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang uw account actief is
• Activiteitenlogboek: maximaal 30 dagen, daarna automatisch verwijderd
• Audio-opnames en transcripten: worden niet opgeslagen; verwerking vindt alleen in het werkgeheugen plaats
• Na beëindiging van het account worden uw gegevens binnen 30 dagen verwijderd

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage – opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Recht op correctie – onjuiste gegevens laten aanpassen
• Recht op verwijdering – verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking – verwerking tijdelijk laten stopzetten
• Recht op dataportabiliteit – uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen
• Recht van bezwaar – bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@veilignotuleren.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

10. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit in Nederland. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Belangrijke wijzigingen worden direct aan gebruikers gecommuniceerd. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

12. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen via:
E-mail: info@veilignotuleren.nl
Telefoon: +31 30 890 34 00
Adres: Arthur van Schendelstraat 221, 3511MC Utrecht, Nederland